Geen ondernemer staat erom te springen: tientallen, honderden of duizenden medewerkers ontslaan. Maar hoe vertel je zo’n moeilijke boodschap? Vijf do’s en don’ts op een rij. 

Grote ontslagrondes zijn sinds de recessie toesloeg in de tweede helft van
afgelopen jaar, aan de orde van de dag. Afgelopen woensdag nog kwam biotech-
en chemiebedrijf DSM
met de boodschap dat er wereldwijd duizend banen verdwijnen.

Geen ondernemer staat erom te springen, maar hoe vertel je zo’n moeilijke
boodschap aan mensen met wie je al jaren samenwerkt? Docent Personeel en
Organisatie Auke Klijnsma van de Hogeschool van Amsterdam en auteur van het
boek ‘In goede banen’, zet de vijf do’s en don’ts op een rij.

Wel doen:

1.Houd de aankondiging kort

“De reorganisatie bekendmaken moet kort gebeuren. Wees duidelijk, draai er
vooral niet omheen en beperk de boodschap tot drie punten: het gaat slecht,
we moeten reorganiseren, morgen krijgt iedereen in een individueel gesprek
te horen wat dit voor hem of haar betekent. Ga zo min mogelijk in op vragen,
doe geen toezeggingen en timmer je verhaal vooraf juridisch helemaal dicht.”

2.Reorganiseren doe je één keer

“Snijd dieper in de organisatie dan strikt noodzakelijk. Want na de
reorganisatie breekt een onrustige periode aan waarin alle rimpels weer glad
gestreken moeten worden. Door dieper te snijden dan noodzakelijk, creëer je
de ruimte die nodig is om over deze tijd heen te groeien. En dat is
belangrijk, want reorganiseren doe je één keer. Wie twee keer moet
reorganiseren is voor werknemers en klanten alg auw niet meer geloofwaardig.”

3.Maak helder wie wel en niet blijft

“Maak een scherpe en duidelijk scheiding in de groep tussen de mensen die
blijven en de mensen die weg moeten. Organiseer hiervoor bij voorkeur buiten
het bedrijf, bijvoorbeeld een hotel, een bijeenkomst voor de ontslagen
medewerkers. Voor deze bijeenkomst worden het UWV en de vakbond uitgenodigd.
Voor de groep die blijft wordt binnen het bedrijf een bijeenkomst
georganiseerd.”

4.Zet je eigen netwerk in

“Als ondernemer heb je veel contacten en ken je de branche. Gebruik je netwerk
en kennis om ontslagen medewerkers aan ander werk te helpen. Kun je iemand
bij een ‘conculega’ onderbrengen, dan is dat goed voor je oud-medewerker, je
zakelijke relatie en je eigen bedrijf.”

5.Gun mensen een afscheid

“Maak het afscheid bespreekbaar en organiseer iets voor mensen die hier prijs
op stellen. Denk bijvoorbeeld aan een receptie, borrel of tractatie.”

Niet doen

1.Ga er niet van uit dat mensen het ontslag erg vinden

“Niet iedereen vindt het erg om ontslagen te worden. Soms zijn mensen al bezig
met solliciteren. Zij incasseren dan de ontslagpremie, kopen een caravan en
gaan bij een ander bedrijf aan de slag. Doe je bij zulke mensen heel somber
en negatief over het ontslag, dan zit je helemaal op de verkeerde lijn.
Andere mensen zien het ontslag als een goed moment om iets te gaan doen waar
ze al jaren van dromen; een eigen zaak starten bijvoorbeeld.”

2.Kondig een reorganisatie niet vlak voor de vakantie aan

“De dag na de bekendmaking van de reorganisatie moet je met iedere medewerker
een individueel gesprek voeren. Deze gesprekken moeten allemaal op dezelfde
dag plaatsvinden. De reorganisatie vlak voor de vakantie aankondigen is
daarom niet handig. De gesprekken kunnen dan immers niet worden ingepland.
Bovendien is er dan lange tijd, gedurende de hele vakantie, grote
onduidelijkheid over de toekomst.”

3.Ga tijdens het ontslaggesprek niet in op afvloeiïngsregelingen

“Na de bekendmaking van de reorganisatie krijgt iedere medewerker een
individueel gesprek. In dit gesprek wordt uitgelegd hoe de reorganisatie
verder gaat. Zo wordt vaak besloten om de oude functies op te heffen, nieuwe
te creëren en de ontslagen medewerkers op deze functies te laten
solliciteren. Het is van belang om tijdens dit gesprek niet over mogelijke
afvloeiïngsregelingen te praten. Mogelijk kom je in de verleiding om
toezeggingen te doen die je niet waar kan maken. Bovendien is het gesprek
door alle emoties die spelen al vol genoeg.”

4.Geef geen jubileumcadeautjes

“Er zijn altijd tragische gevallen bij; mensen die bijvoorbeeld 24,5 jaar bij
de zaak gewerkt hebben en door hun ontslag hun jubileumspeld en bonus
mislopen. Het is beter om deze mensen geen jubileumcadeau te geven. Want de
vraag is dan al gauw: Waar trek je de grens? Heeft iemand met 23 dienstjaren
ook recht op een speld en bonus? Bovendien is het geen echt jubileumcadeau,
het is niet oprecht. Dat is misschien nog wel veel erger.”

5.Laat geen onduidelijkheid ontstaan

“Een reorganisatie is voor iedereen, de ondernemer en zijn of haar
medewerkers, een ingrijpende gebeurtenis. Het is daarom belangrijk om geen
onduidelijkheid te laten ontstaan. Zodra dat gebeurt, verlies je de controle
over het proces. Mensen gaan zich dan vast zetten, procedures starten en
zijn algauw niet meer bereid om mee te werken aan een snelle overstap naar
een nieuwe baan. Onduidelijkheid is het begin van een slechte reorganisatie
en in het ergste geval het einde van de onderneming.”

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl